By continuing on this site you have agreed to cookies being placed and accessed by this website. More information and adjusting cookie settings.

Robeco uses cookies to analyze your visit to this site, to share information via social media and to personalize the site and advertisements in line with your own preferences. By clicking on agree or by continuing on this site, you agree to the above. More information and adjusting cookie settings.

AGREE

Robeco uses cookies to analyze your visit to this site, to share information via social media and to personalize the site and advertisements in line with your own preferences. By clicking on agree or by continuing on this site, you agree to the above. More information and adjusting cookie settings.

AGREE

By continuing on this site you have agreed to cookies being placed and accessed by this website. More information and adjusting cookie settings.

Tekortkomingen aangetoond bij stemmen per volmacht

01-11-2012 | Visie | Michiel van Esch

Nadat er één stem te veel de mist was ingegaan op een AVA, liet Michiel van Esch onderzoeken wat er met volmachtstemmen gebeurt nadat vermogensbeheerders hun instructies hebben gegeven. De uitkomst was "schokkend", zegt hij.

“In april werden we gebeld door een Nederlandse financiële instelling die vroeg waarom wij tegen hun beloningsbeleid hadden gestemd,” vertelt Michiel van Esch, Engagement Assistent. “We hadden echter helemaal niet tegengestemd. Onze stem was verkeerd verwerkt.”

Dit voorval staat niet op zichzelf. De meeste vermogensbeheerders hebben soortgelijke ervaringen gehad en kranten publiceerden gretig over dergelijke missers tijdens het rapportageseizoen 2012. Duidelijk is dat wanneer aandeelhouders stemmen bij volmacht, hun instructies niet altijd correct de aandeelhoudersvergadering bereiken.

Proces voor stemmen bij volmacht is ingewikkeld en intransparant
Als je nagaat uit hoeveel stappen zo'n proces kan bestaan, is het wellicht geen verrassing dat stemmen niet goed worden verwerkt. Er kunnen wel meer dan tien partijen bij betrokken zijn.

In grafiek 1 is te zien hoe een stemproces er vaak uitziet. Als een vermogensbeheerder zijn steminstructies voor een aandeelhoudersvergadering heeft doorgegeven, draagt zijn voting agent deze over aan een custodian, vaak via een of twee tussenpersonen. De custodian draagt de stemmen vervolgens weer over aan een sub-custodian. En deze sub-custodian heeft vaak meerdere partijen nodig – eventueel een notaris of een registratiekantoor, afhankelijk van de jurisdictie – om de stemmen bij de secretaris van de betrokken onderneming te krijgen.

Grafiek 1: hoe ingewikkeld het proces voor stemmen bij volmacht kan zijn

Grafiek 1

Bron: Robeco

Hoe vaak raken steminstructies zoek?
Door het ingewikkelde systeem is er zeker een behoorlijke kans dat er dingen misgaan: stemmen kunnen zoekraken of verkeerd worden verwerkt. Het is alleen onduidelijk hoe vaak dat gebeurt. Gaat er zo nu en dan iets verkeerd of gebeurt het veel vaker? Robeco besloot dit te onderzoeken.

Er was een zeer goede reden om dit te doen. Robeco stemt jaarlijks op ongeveer 3.000 aandeelhoudersvergaderingen, maar is slechts op een handjevol vergaderingen persoonlijk aanwezig. Op de meerderheid van de AVA’s wordt bijvolmacht gestemd.

Controle stemproces uitgevoerd
Van Esch en zijn collega's hebben 16 bedrijven geselecteerd voor een controle van het stemproces. Ze vroegen de bedrijven om te bevestigen dat de stemmen van Robeco op hun AVA's correct waren verwerkt. Als ze dit niet konden bevestigen, zocht Van Esch uit wat er met de stemmen was gebeurd.

De meeste geselecteerde bedrijven deden hun best om te helpen. “We hebben in slechts twee gevallen helemaal geen reactie gehad – zelfs na diverse pogingen om in contact te komen,” merkt Van Esch op.

“Het is schokkend dat slechts vijf van de 16 bedrijven kon bevestigen wat er met onze stemmen was gebeurd”

Maar sommige waren minder behulpzaam. Neem bijvoorbeeld het Amerikaanse energieconcern Chevron. “Onze contactpersoon bij het bedrijf vertelde ons dat ze alleen steminstructies vrijgeven aan volmachtjuristen, volmachttellers en de controleur van de stemmingen. Dit doen ze om de privacy van de aandeelhouders te waarborgen,” zegt Van Esch.

Stemmen van meerdere accounts worden in bulk verwerkt
Hij geeft toe dat er enkele verzachtende factoren zijn voor bedrijven. Een reden waarom ze niet in staat zijn te bevestigen wat er met de stemmen van hun aandeelhouders is gebeurd, is de structuur van het stemproces. Custodians verwerken stemmen van meerdere accounts in bulk. Dit betekent dat het vrijwel onmogelijk is om te achterhalen wat er met de stemmen is gebeurd.

Maar zelfs als de stemmen afzonderlijk worden verwerkt, is het moeilijk deze na te trekken. Dat komt omdat sub-custodians en andere partijen vaak gebruik maken van verschillende geregistreerde namen en verschillende types account identifiers.

In de loop van dit onderzoek werd Van Esch overstelpt met vragen om een groot aantal identifiers en accountgegevens – zoals skontronummers, Braziliaanse btw-nummers en registratienummers van zeven cijfers. “Als we deze gegevens niet konden verschaffen, werden we doorgestuurd naar de partij één stap terug in het proces,” zegt een geïrriteerde Van Esch. “En die hadden op hun beurt vaak weer andere identificatiegegevens nodig.”

Schokkend resultaat
Deze moeizame inspanningen waren de moeite waard. De resultaten van het onderzoek zijn opzienbarend. Van Esch omschrijft ze als "schokkend". “In slechts vijf van de 16 gevallen kon het bedrijf zelf bevestigen wat er met onze stemmen was gebeurd,” zegt hij. In alle andere gevallen werd hij doorverwezen naar andere partijen of moest hij informatie overhandigen die hij niet kon verschaffen.

De controle in cijfers

De controle in cijfers
Bron: Robeco

Maar wat als ze er wel achterkwamen wat er met de steminstructies was gebeurd? “Dat is iets geruststellender. Voor zover wij hebben kunnen ontdekken wat er met onze stemmen is gebeurd, liep het meestal wel volgens plan,” zegt Van Esch.

Maar er zijn ook fouten gemaakt. In twee gevallen waren er minder stemmen uitgebracht dan was aangekondigd. Tijdens de AVA van Siemens kon de custodian slechts 85% van de stemmen van Robeco bevestigen. “Tegelijkertijd kon het bedrijf niet een van de belangen vinden die wij op de vergadering vertegenwoordigden,” zegt hij.

Uit het onderzoek kwam naar voren dat enkele van deze verschillen verklaard kunnen worden door securities lending- en verkoopactiviteiten, maar niet de aantallen die nu zijn ontdekt. In sommige gevallen waar securities lending plaatsvond of enkele aandelen zijn verkocht na de deadline voor het stemmen, werden de instructies voor deze aandelen geannuleerd.

'Voor' en 'tegen' dezelfde motie stemmen
Dit is niet het enige probleem dat naar voren kwam. “In één geval werden onze stemmen verwerkt met andere instructies,” zegt hij. Op de AVA van de Britse fabrikant van consumentenproducten Reckitt Benckiser werden de aanvankelijke instructies voor twee accounts verwisseld. “We besloten de richtlijnen van het bedrijf voor de publicatie van gegevens over toekomstige aandeelhoudersvergaderingen goed te keuren, omdat deze in lijn zijn met lokale richtlijnen en – per saldo - dus in het belang van aandeelhouders,” zegt Van Esch.

Maar de instructies voor de twee accounts werden precies andersom verwerkt. “Als gevolg van de foutieve verwerking hebben we uiteindelijk zowel voor als tegen de motie gestemd,” merkt hij op. We kwamen erachter dat overschrijvingen last hebben van bevestigingsproblemen tussen partijen, vooral wanneer de deadline voor het stemmen bijna is verstreken.

De situatie is alarmerend
Hoewel voor sommige stemmen duidelijk is geworden wat ermee is gebeurd, concludeert Van Esch dat de situatie verre van bevredigend is. “Het beeld is alarmerend,” zegt hij. In drie gevallen kon immers geen duidelijkheid over Robeco's stemmen worden gegeven. En van de overige 11 AVA's werden de stemmen in twee gevallen verwerkt met een onjuist aantal aandelen of met verkeerde steminstructies.

Dit onderzoek levert sterk bewijs voor de noodzaak om het stemproces bij volmacht te verbeteren. Wat is de oplossing? Van Esch wijst op de eerste stappen van een moeizame weg. “Standaardisatie en samenwerking tussen alle partijen en alle markten is van zeer groot belang,” stelt hij. “Dat zou een goede start zijn.”

Deel deze pagina:

Gerelateerde artikelen


Artikelen van deze auteur